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Therefore: Beneficios para los distintos departamentos de las organizaciones

 

Finanzas

Los departamentos de finanzas enfrentan una presión sin precedentes para mantener registros completos de todos los materiales financieros, incluidas las facturas entrantes y salientes, órdenes de compra, aprobaciones, gastos y más. Los documentos deben validarse, coincidir, almacenarse de forma segura y, finalmente, eliminarse.

Sin un sistema de gestión de la información, realizar un seguimiento de todos los documentos financieros puede ser un desafío. Hacer coincidir manualmente las notas de prueba de entrega con las órdenes de compra puede llevar mucho tiempo y ser propenso a errores. El riesgo de perder o extraviar documentos siempre está presente, especialmente si todos los documentos se guardan en almacenamiento físico. Encontrar el documento correcto en caso de una auditoría es especialmente desalentador, ya que no hay flexibilidad en la capacidad de búsqueda.

Al avanzar hacia una forma digital de trabajo, los procesos pueden completarse de manera más rápida y eficiente. Los documentos escaneados se pueden guardar e indexar directamente. Los documentos generados a partir de sistemas ERP de terceros se pueden capturar y guardar automáticamente. Se pueden recuperar documentos de todo tipo utilizando metadatos o búsqueda de texto completo, al igual que buscar información en la web. Se pueden configurar procesos de flujo de trabajo flexibles para enrutar documentos en toda la empresa para su aprobación y validación. Incluso es posible acceder a documentos y procesar flujos de trabajo fuera de la oficina, ya sea utilizando la práctica aplicación móvil These ™ o acceso web.

Por lo tanto, Therefore™ se puede integrar fácilmente en sistemas ERP de terceros, como SAP o Microsoft Dynamics NAV, y los datos de bases de datos externas también se pueden usar para clasificar documentos.

Disminución de costos

Al manejar documentos financieros electrónicamente, las empresas pueden reducir los costos de fotocopias y almacenamiento, y disminuir los errores relacionados con la comparación y clasificación manual.

Integración en otras aplicaciones.

La integración con Microsoft Office Outlook, SAP, NAV y la posibilidad de integrarse con muchos otros sistemas garantiza que toda su información financiera esté fácilmente disponible.

Procesamiento más rápido

Los flujos de trabajo enrutan automáticamente las facturas al empleado o gerente correcto para su aprobación; plazos claros y rutas de escalada aseguran el pago a tiempo. Las facturas que no se procesan a tiempo se pueden escalar al gerente correspondiente, y se puede recordar a los empleados las fechas de vencimiento inminentes con recordatorios automáticos por correo electrónico. Esto puede ayudar a lograr descuentos por pagos anticipados y evitar multas.

Acceso móvil

Los documentos archivados se pueden encontrar, leer y procesar sobre la marcha utilizando la aplicación móvil de Therefore™, sin sacar los documentos del sistema para una aprobación y procesamiento más rápidos.

Archivado conforme

Almacene de forma segura todos los documentos, mantenga los estándares de cumplimiento y elimine documentos una vez que haya expirado el período de tiempo legalmente establecido para el almacenamiento.

 

RR.HH

El corazón de una empresa exitosa reside en la productividad y el compromiso de su gente.

Los departamentos de recursos humanos reclutan, equipan y administran los mejores activos de su empresa. Se aseguran de que los mejores talentos se incorporen rápidamente a una cultura empresarial sólida y estén energizados, comprometidos y dedicados a impulsar su empresa hacia adelante.

Por lo tanto, Therefore™ ofrece a los departamentos de recursos humanos las herramientas que necesitan para administrar de manera efectiva a sus empleados. Al automatizar y racionalizar las tareas administrativas, el personal de recursos humanos tiene más tiempo para concentrarse en objetivos estratégicos.

Reclutamiento

Cuando un candidato completa su solicitud de empleo en línea, ingresa automáticamente al sistema e inicia un flujo de trabajo diseñado para simplificar y documentar los procesos de evaluación y entrevista.

Incorporación de empleados

Asegúrese de que se complete toda la documentación legal y que el aprovisionamiento necesario, como el equipo de TI, el espacio de trabajo y los horarios de capacitación estén en su lugar para el primer día de un nuevo empleado.

Gestión de contratos

Obtenga una clara responsabilidad y una visión general de todos los contratos de los empleados y sus estados. Automatice los procedimientos para renovar, firmar y cancelar las condiciones de empleo.

Gestión de archivos de empleados

Almacene de forma segura todos los documentos pertenecientes a los empleados en carpetas digitales para un fácil acceso y recuperación. Automatice el cumplimiento de los cronogramas de retención por períodos de tiempo legalmente obligatorios.

Confidencialidad

El control de permisos flexible y robusto garantiza que solo el personal autorizado tenga acceso a los datos confidenciales de los empleados.

Conformidad

Con el seguimiento completo de la auditoría y la trazabilidad de las acciones de documentos y usuarios, las empresas pueden cumplir con las regulaciones relativas a la protección de archivos y datos.

Gestión de solicitudes

Los formularios internos agilizan procesos como solicitudes de vacaciones o vacaciones, encuestas de empleados, formularios de comentarios y más. Enlace automáticamente solicitudes o encuestas a flujos de trabajo de aprobación o plataformas analíticas.

Analítica

Utilice informes programados y paneles analíticos en tiempo real para realizar un seguimiento de los KPI, como las tasas de retención de empleados, los datos demográficos, los resultados de las encuestas, el tiempo de incorporación y más.

 

Logística

Los departamentos de logística deben administrar cientos o incluso miles de documentos: albaranes, albaranes de entrega, documentos de aduana y más. La capacidad de organizar, encontrar y administrar esta documentación es fundamental para garantizar que estos procesos continúen ejecutándose.

Si todos estos documentos están basados ​​en papel, aumenta significativamente el tiempo necesario para archivarlos y encontrarlos correctamente. Hacer un seguimiento de la última versión de un documento puede ser difícil si es modificado por diferentes empleados o incluso enviado a diferentes sitios. El riesgo de perder o extraviar documentos siempre está presente, especialmente si todos los documentos se almacenan físicamente en archivos o se manejan manualmente. Encontrar el documento correcto en caso de una consulta puede ser difícil, ya que puede que no sea posible ver con precisión en qué parte del proceso se encuentra el documento o paquete. Incluso si los documentos se almacenan electrónicamente en estructuras de carpetas rígidas tradicionales, los documentos no se pueden encontrar fácilmente o procesar de manera eficiente.

Por lo tanto, Therefore™ ofrece la solución ideal para la gestión efectiva de toda la documentación logística. Los documentos escaneados se pueden guardar e indexar automáticamente, y las notas de entrega se pueden vincular a los pedidos de compra. Se pueden recuperar documentos de todo tipo mediante metadatos o búsqueda avanzada de texto completo. Se pueden configurar procesos de flujo de trabajo flexibles para enrutar documentos en todo el negocio para su aprobación y validación, o para realizar un seguimiento de los pedidos para que puedan renovarse cuando sea necesario. Incluso es posible acceder a documentos y procesar flujos de trabajo fuera de la oficina, o desde sitios externos, ya sea utilizando la aplicación móvil Therefore™ o acceso web. Esto permite que los conductores ingresen albaranes de entrega firmados en el sistema, que pueden vincularse automáticamente a la orden de compra sin ninguna intervención del usuario. 

Muchos procesos logísticos se pueden gestionar en Why Therefore™ para obtener ganancias directas de eficiencia:

Integración con sistemas ERP

Por lo tanto, Therefore™ ofrece un SDK de clase empresarial para integrarse con prácticamente cualquier tipo de sistema ERP para el procesamiento de datos ideal.

Flujos de trabajo

Los flujos de trabajo se pueden iniciar automáticamente para aprobar facturas, notas de crédito y pagos de transportistas, así como para gestionar la facturación de los clientes, la documentación de transporte y más.

Confidencialidad

Los documentos de logística pueden contener datos confidenciales y, por lo tanto, están bajo requisitos reglamentarios completos para acceso y retención restringidos. Gracias a los permisos muy flexibles en Why Therefore™, es fácil garantizar que solo los empleados calificados tengan acceso a estos datos confidenciales.

Conformidad

Por lo tanto, Therefore™ ofrece un seguimiento de auditoría completo y la trazabilidad de las acciones de documentos, lo que puede ayudar a las empresas a cumplir con las regulaciones estatales y de seguridad con respecto a la protección de archivos y datos.

Documentos legales

Cumplir con los requisitos legales de almacenamiento y mantener las normas de mantenimiento y descubrimiento electrónico.

 

IT

Mantener un entorno seguro y una infraestructura funcional y fácil de usar son solo algunos de los muchos desafíos que enfrentan los administradores de TI.

Sin un sistema de gestión de la información, el departamento de TI puede tener dificultades para garantizar la seguridad de la información, proporcionar una pista de auditoría completa o simplemente restringir los derechos de acceso a un solo nivel de documento. Además, los problemas relacionados con la administración de correo electrónico, o SharePoint, también pueden ser un desafío debido a la cantidad cada vez mayor de datos que se almacenan y envían.

Por lo tanto, ™ puede ayudar a muchos departamentos de TI a mantener la seguridad de la documentación y mejorar el acceso de los usuarios de las siguientes maneras:

Archivado de correo electrónico

Por lo tanto, Therefore™ ofrece numerosas soluciones para archivar correos electrónicos, incluidos los conectores para Microsoft Outlook y Microsoft Exchange Server, lo que permite a los usuarios archivar automáticamente los correos electrónicos en Why Therefore™.

Enviar enlaces

Los usuarios pueden enviar enlaces a documentos guardados en Why Therefore™ en lugar de enviar el documento físico por correo electrónico. Esto ahorra espacio en el servidor y también es más seguro.

Aliviar la base de datos de SharePoint

Con el conector de SharePoint, los documentos se pueden almacenar en Why Therefore™ y acceder a ellos a través de la interfaz de SharePoint, mejorando el rendimiento del sistema y aumentando la seguridad sin afectar la forma en que los usuarios acceden a su información.

Fácil de aprender

Por lo tanto, el software Therefore™ es fácil de aprender y administrar gracias a su aspecto familiar.

 

Legal

Las firmas legales y los departamentos legales enfrentan requisitos estrictos con respecto a litigios, descubrimiento electrónico, cumplimiento, gobierno de la información y propiedad intelectual. Por lo tanto, ™ es la solución ideal para garantizar que se cumplan estos requisitos, de modo que la documentación legal sensible pueda almacenarse de forma segura y administrarse de manera eficiente.

Sin un sistema de gestión de la información, la documentación legal puede almacenarse físicamente, lo que aumenta significativamente el tiempo necesario para archivar y encontrar correctamente estos documentos. Hacer un seguimiento de la última versión de un documento puede ser difícil cuando varios empleados trabajan juntos en borradores de contratos y tienen una trazabilidad completa de todos los cambios realizados, por quién, en qué momento, es imposible. El riesgo de perder o extraviar documentos está siempre presente, especialmente si todos los documentos se almacenan físicamente en archivos. Encontrar el documento correcto en caso de litigio es especialmente desalentador, ya que no hay flexibilidad en los métodos de búsqueda. Si los documentos se almacenan electrónicamente en estructuras de carpetas tradicionales, los documentos relacionados no se pueden procesar juntos.

Por lo tanto, el software de gestión de información Therefore™ ofrece la solución ideal para la gestión eficaz de toda la documentación legal. Los documentos escaneados se pueden guardar e indexar automáticamente. Se pueden recuperar documentos de todo tipo mediante metadatos o búsqueda avanzada de texto completo, al igual que buscar información en la web. Los procesos de flujo de trabajo flexibles se pueden configurar para enrutar documentos en todo el negocio para su aprobación y validación, o para realizar un seguimiento de los contratos para que puedan renovarse cuando sea necesario. Usando el módulo de gestión de casos de Why Therefore™, todos los documentos de los empleados pueden guardarse y procesarse de manera colectiva para una gestión óptima de la información. Incluso es posible acceder a documentos y procesar flujos de trabajo fuera de la oficina o de sitios externos, ya sea utilizando la aplicación móvil Therefore™ o el acceso web. 

Al manejar electrónicamente la documentación legal, las empresas de todos los tamaños pueden lograr los siguientes beneficios:

Disminución de costos

Al archivar documentos electrónicamente, las empresas pueden reducir los costos de fotocopias y almacenamiento, y disminuir los errores relacionados con la indexación manual.

Procesamiento más rápido

Los flujos de trabajo enrutan automáticamente los documentos al socio administrador para su aprobación; Las tareas se pueden completar incluso cuando se visita a un cliente o se espera en la corte. Las tareas que no se procesan a tiempo se pueden escalar a un socio administrador, y los asociados pueden recordar las fechas de vencimiento inminentes con recordatorios automáticos por correo electrónico.

Acceso móvil

Los documentos archivados se pueden encontrar, leer y procesar sobre la marcha usando la aplicación móvil Therefore™.

Archivado conforme

Almacene de forma segura todos los documentos, mantenga los estándares de cumplimiento y elimine documentos una vez que haya expirado el período de tiempo legalmente establecido para el almacenamiento.

Gestión de contratos

Obtenga una visión clara de cuándo caducarán los contratos, sepa quién es responsable y mantenga una auditoría completa de todos los intercambios relevantes a los contenidos y adiciones.